Tulekahjurežiim

Millest aru Saada, kas sinu ettevõte või ettevõtte mõni osakond või töötajad tegutsevad niinimetatud (nn) „tulekahju režiimis“

Mis on see nn “tulekahju”? –  näiteks:

• Laiemalt tähtaegade päästmise vajadus, sest on ilmnenud, et ei suuda kliendile antud tähtaegadest ja lubadustest kinni pidada, sest näiteks:
  • materjalid/komponendid ei jõua kohale õigeaegselt
  • töötajaid ei piisa (haigused, puhkused, kvalifikatsiooni puudus)
  • seadmete avariid
  • tööks vajalike andmete saamine raskendatud või puudub
  • Jne…

See olukord omakorda tingib päästemanöövreid ehk tahetakse toota/teha just seda, millest hetkel on kõige suurem puudus.

• Tulemuseks võib olla näiteks:
  • seadmete ümberhäälestusele kuluv lisaaeg, mis veelgi vähendab võimsust
  • olemasolevad töötajad sel ajal toodavad vähem
  • avariilisi seadmeid püütakse kuidagi kiiresti ja käepäraste vahenditega toimimas hoida, mis aga süvendab avariiseisakuid veelgi
  • klientidele edastatakse järjest uusi lubadusi ja hilinemise põhjendusi
  • kogu juhtkond on hõivatud hetkeolukorra manageerimisega, et midagigi tehtud saada.
  • toodetud toodete/tehtud tööde kvaliteedilangus, mille ilmnedes tuleb parandada/ümber teha või hiljem kliendile edastatud tooted asendada ja jälle selgitusi ja lubadusi jagada.

Teiste sõnadega on see probleemide progresseeruv süvenemine nende samade probleemide lahendamisel.

Sellises nn “tulekahju” režiimis töötades võib isegi tekkida mugavustunne, et probleem tuleneb mujalt ja mina pole selles süüdi. Samuti võib see tekitada tunde, et olen ettevõttele eriti vajalik nn tuletõrjuja ja probleemilahendaja.

“tulekahjude” taha on ka lihtsam mõnel töötajal oma saamatust ja tegemata töid varjata ning vastupidi oma tähtsust suurendada.

Kui mõtlete siin kaasa, siis tõenäoliselt näete, et see on paradoksaalne, kus saavutatakse soovitule vastupidine tulemus.

Millised võiksid olla esmased tundemärgid nn “tulekahju” tekkimisel, mida nn suitsuandur või temperatuuriandur võiks ennetavalt tuvastada

• Erinevad selgitused, et miks midagi ei saa ära teha, tavaliselt on kõik need väited paradoksaalsed ehk tegelikult vastupidise efektiga:
  • Eelarvamus, et niikuinii ei õnnestu
  • Väide, et liiga suur kulu, aga samas arvutusi pole näidata
  • Väide, et pole aega
  • Väide, et töötajaid on vähe või nad on mittevastava kvalifikatsiooniga
  • Väide, et seadmed on viletsad, aga seadmete tegelikust tehnilisest olukorrast ülevaadet pole jne…

Tulekahju kustutamisel on oluline kastutada selleks sobivaid vahendeid.

Kindlasti ju ei sobi selleks näiteks bensiin või muu taoline kergestisüttiv materjal. Mis on sellisteks mittesobivateks kustutusvahenditeks eeltoodud nn “tulekahju” kustutamisel?

• Süüdistamine ja/või Süüdlase otsimine
• Igasugune ähvardamine

Miks need vahendid ei sobi?

Vastus –  sest kahju ainult progresseerub, kuna potentsiaalsed kustutajad lähevad täielikku enesekaitsesse ja on seega tegevusvõimetud.

Kõik ülalmainitud probleemid võib kokku võtta ühise nimetaja alla – SÜMPTOMID

Sümptomite ravimine ja/või nendega pidev kohanemise üritamine ongi “tulekahju “ režiimis tegutsemine, sest sümptomeid ravides ei tegeleta üldse tegelike algpõhjustega ehk JUURPÕHJUSTEGA.

Nagu tulekahjudes ikka, põleb ära kiiresti ja palju vara olenevalt tulekahju ulatusest. Seepärast oleks “tulekahju”režiimis töötavatel ettevõtete juhtidel ja omanikel mõistlik küsida eneselt, et miks ma lasen sellel sündida. Tihti võib olla vastuseks näiteks, et Meil ju pole mingit nn “tulekahju”, on muidugi mõned probleemid tähtaegadega, kuid põhjused ja süüdlased on meile teada ja me tegeleme nendega juba niikuinii.

Paradoksaalne oleks küsimus, et kumb on parem variant:

1. kas sümptomite ravimise üritamine, mis sisuliselt on näiline tegutsemine, kuna probleemid aina süvenevad, võis siis

2. üldse mitte tegutsemine.

Näiline tegutsemine võib olla kahjulikum kui korraks tegutsemise peatamine ja järelemõtlemine, sest siis on kõigil täiesti selge, et tegevust ei toimu ning tegevuse taaskäivitamiseks tuleb kasutusele võtta nn vastavad meetmed.

Neid nn vastavaid meetmeid ei saa enne kasutusele võtta, kui näiline tegutsemine pole lõpetatud.

Mis imelised meetmed need siis on?

Eesmärk – plaan – meeskond – mõtestatud tegevused, kus probleemid ja häirivad faktorid ehk sümptomid on kõigest tähelepanu juhtimiseks negatiivsetele juurpõhjustele, et neid juure tasandil lahendada. See on lihtne ja see peabki olema lihtne, sest vastasel juhul see ei tööta. Kui viitsid vaadata mõne keerulise asja sisse, siis võibolla avastad, et see koosneb paljudest lihtsatest asjadest, mis muidugi võivad olla keerulisena näivates erinevates kihtides.

Ühel korralikul negatiivsel juurpõhjusel võib olla näiteks 100 negatiivset sümptomit, seega juurpõhjusega tegelemine annab tuhandeid kordi suurema efekti. See on puhas matemaatika – näiteks kui tegeleda nende 100 sümptomiga 100 korda (sest need sümptomid ju ei kao, kuna nad on ainult sümptomid), siis see teeb kokku 100X100=10 000 korda.

Kuidas mõõta “tulekahju”?

Mõõda näiteks negatiivseid sümptomeid, milleks sobib absoluutselt kõik, mis häirib. Kaasaarvatud stressis kolleegi nägemine või siis ülemuse või mõne töökaaslase närviline ja ebameeldiv käitumine rääkimtata ise enda madalast õnneindeksist. Peamised sümptomid on muidugi:

• Kliendi rahulolematus
• liiga väike kasum või isegi kahjum
• vähe raha
• vähe ruumi
• vähe aega
• suured kulud
• kõrged sisendite hinnad
• madalad müügihinnad
• kaadri voolavus
• vanad või katkised seadmed
• mittepiisav võimsus tootmisel või teenuse osutamisel
• ja kõik need sümptomid, mis kutsuvad ülal-loetletud sümptomistest tingitult esile palju ebameeldivaid küsimusi, e-kirju, stressirohkeid koosolekuid, magamata öid kuni võimalike tervisehäireteni välja jne…

Piisab sellest, kui adud, et neid häirivaid sümptomeid on liiga palju. Sealt edasi pole enam vaja sümptomite mõõtmisele aega raisata vaid hakata ehk keskenduma millele?

Mina hakkaks keskenduma algpõhjustele/juurpõhjustele, mis omakorda toovad mind siis jälle tagasi skeemi juurde Eesmärk – plaan – meeskond – mõtestatud tegevused

Tarvo Moss, mai.2022